AU stiller i medfør af § 11 i lovbekg. nr. 580 af den 1. juni 2014 om forskningsinstitutioners kommercielle aktiviteter og samarbejde med fonde sekretariatsbistand til rådighed for Fonden. AU sørger for vedligeholdelse og ajourføring af bestyrelsesmedlemslister, indkaldelse til og afholdelse af møder samt administration af legatansøgninger og uddelinger. AU’s ESDH-system bruges til opbevaring af de personoplysninger, der er nødvendige til varetagelse af sekretariatsbetjeningen af Fonden. Du kan læse mere om AU’s behandling af persondata her.

Fonden er ansvarlig for sin egen behandling af persondata, og AU er dataansvarlig for sin behandling af persondata som led i varetagelse af sekretariatsbetjeningen. Begge parter videregiver personoplysninger omkring legatansøgere, legatmodtagere og bestyrelsesmedlemmer til den anden part i forbindelse med opfyldelse af Fondens formål.

Fonden indsamler dine personoplysninger, når du eller andre henvender sig og giver dine personoplysninger i forbindelse med ansøgning og/eller indstilling til legater og/eller fondsmidler. Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle, for at du kan ansøge om legater eller uddelinger fra Fonden. Hvis du vælger ikke at afgive de obligatoriske personoplysninger, kan du muligvis ikke ansøge det ønskede legat og/eller fondsmidler. Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv (fx i forbindelse med indstilling til uddeling i form af en pris), opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra vedkommende til afgivelse af oplysningerne til Fonden.

Fonden indsamler og bruger personoplysningerne i forbindelse med følgende formål:

• Behandling af ansøgninger og evt. udbetaling af fondsmidler
• Opfølgning på uddelinger af fondsmidler med henblik på statistik og effektmåling

Typen af personoplysninger, som Fonden indsamler, er almindelige personoplysninger, herunder navn, e-mail adresse, telefonnummer, studienummer og uddannelsessted, kontonummer samt fortrolige oplysninger i form af cpr.nr.

Det lovlige behandlingsgrundlag for Fondens indsamling og brug af dine personoplysningerne er EU forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger (forkortet ”GDPR”)

• GDPR artikel 6.1.b., hvorefter ansøgning om legat/fondsmidler anses som nødvendig forud for indgåelse af kontrakt om uddeling af legat og/eller fondsmidler 
• GDPR artikel 6.1.c., hvorefter vi kan være retligt forpligtet til at behandle personoplysninger i forbindelse med indberetning til offentlig myndigheder som eksempelvis SKAT
• GDPR Artikel 6.1.f., hvorefter behandling af dine personoplysninger kan være nødvendig for at opfylde Fondens legitime interesser i at opfylde sit formål 

I forbindelse med opfyldelsen af ovennævnte formål kan dine personoplysninger blive videregivet til eksterne parter, som vi indgår aftale med om administration af Fonden, eller hvis det er påkrævet i henhold til relevant lovgivning. Hvis uddeling fra Fonden sker i form af tildeling af en pris, kan AU offentliggøre identifikationsoplysninger om dig (ikke CPR-nummer) på sine hjemmesider eller på sociale medier. Fonden sælger ikke dine oplysninger til nogen tredjeparter.

Fonden indsamler personoplysningerne i forbindelse med din varetagelse af bestyrelsespost ved Fonden i overensstemmelse med denne politik.

Fonden indsamler og behandler udelukkende de personoplysninger om dig, der betragtes som nødvendige for administrationen af dit tilhørsforhold til Fonden på baggrund af din aftale om bestyrelseshverv, eller som vi er forpligtede til at behandle i medfør af relevant lovgivning.

Fonden indsamler og bruger personoplysningerne i forbindelse med følgende formål:

• Tilrettelæggelse og administration af bestyrelsesarbejde og møder
• Opfyldelse af retlige, lovmæssige forpligtelse
• Øvrige forretningsmæssige formål 

Følgende typer af oplysninger kan i forbindelse med dit tilhørsforhold til Fonden blive registreret om dig: almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse/adresse på arbejde, telefonnumre, e-mailadresse/e-mailadresse på arbejde, alder, køn, billede, titel, stilling m.v. Fortrolige personoplysninger i form af cpr.nr.

Det lovlige behandlingsgrundlag for vores indsamling og brug af dine personoplysningerne er EU forordning nr. 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger (forkortet ”GDPR”)

• GDPR artikel 6.1.b., hvorefter ansøgning og/eller udnævnelse til bestyrelsesmedlem er et kontraktligt anliggende, 
• GDPR artikel 6.1.c., hvorefter vi kan være retligt forpligtet til at behandle personoplysninger i forbindelse med indberetning til offentlig myndigheder som eksempelvis Erhvervsstyrelsen
• GDPR artikel 6.1.f., hvorefter behandling af dine personoplysninger kan være nødvendig for at opfylde Fondens legitime interesser i at opfylde sit formål 

I forbindelse med opfyldelsen af ovennævnte formål kan dine personoplysninger blive videregivet til eksterne parter, som Fonden indgår aftale med om administration af fonden, eller hvis det er påkrævet i henhold til relevant lovgivning. Fonden sælger ikke dine oplysninger til nogen tredjeparter.

Fonden opbevarer kun dine oplysninger, så længe vi er pålagt at skulle opbevare dine personoplysninger på grund af lovmæssige krav, herunder bogføringsloven og arkivloven.

Du har følgende rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:

• §  Ret til indsigt - du har ret til at se de personoplysninger, som Fonden behandler om dig, og få en række oplysninger om behandlingen.
• §  Ret til berigtigelse - du har ret til at få urigtige/forkerte personoplysninger om dig selv rettet.
• §  Ret til sletning eller "retten til at blive glemt".
• §  Ret til begrænsning af behandling.
• §  Ret til dataportabilitet - du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger og til at anmode om, at personoplysningerne bliver overført fra én dataansvarlig til en anden.
• §  Ret til indsigelse - du har ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
• §  Ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse udelukkende baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Såfremt du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder eller klage over behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Fonden på graduateschoolhealth@au.dk eller AU's DPO på dpo@au.dk.
Du kan også indgive klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail: dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.